Office 365 pode otimizar sua produtividade empresarial

O mundo tecnológico ao nosso redor tem evoluído de forma que vamos avançando cada vez mais no aspecto produtividade e qualidade de serviços. A necessidade de transformação de um mundo com foco no trabalho individual para o de colaboração em tempo real, seja a qualquer hora ou qualquer lugar do mundo, está se tornando pré-requisito para o sucesso das empresas e para a produtividade empresarial.

O que isto quer dizer? Que o ambiente empresarial onde cada um cria ou edita suas tarefas de forma individual e localmente no seu computador, correndo risco de ter todo o trabalho perdido em caso de uma falha, está sendo rapidamente substituído pela oportunidade de trabalhar cada vez mais em conjunto, com atividades recebendo colaboração de várias pessoas e sendo atualizadas instantaneamente e de forma online, com a informação sendo tratada via uma ‘nuvem’ tecnológica.

O Microsoft Office 365 atualmente permite trabalhar de forma alinhada com essa mudança! É uma plataforma que, diferente do antigo MS Office do qual herda o nome, é composta por uma grande família de soluções inteiramente baseada na nuvem, que pode ser usada diretamente no seu navegador dispensando qualquer tipo de instalação de programas.

Esta facilidade em acessar documentos de forma on-line permite ao Office 365 implementar um ambiente de nível corporativo, com uma série de vantagens para quem está lidando com equipes e projetos variados.

Ainda não está claro como essa família de softwares e serviços podem ajudar a aumentar a produtividade entre os colaboradores de sua empresa? Vamos entender melhor.

Objetivos do Office 365

Podemos começar, perguntando: afinal, o que o Office 365 tem de diferente?
Simples, ele vai muito além do pacote de aplicativos do Office (Word/Excel/PowerPoint) e não pode ser confundido com ele. Ao implementar esta solução, você e seu time terão acesso a uma variada plataforma focada em produtividade e colaboração baseada na nuvem.

Com esta solução implementada, é possível editar documentos com uma ou mais pessoas ao mesmo tempo, bastando configurar esta opção, e depois compartilhar os arquivos com os demais membros do time. Ela ainda oferece múltiplos acessos para atender a toda sua equipe, e mantém um processo de atualização constante, o que dá ao usuário a chance de usar a ferramenta em seu estado mais moderno e atual, com acesso às suas funcionalidades  mais avançadas.

Algumas características importantes dessa versão são:
•    Atribuir tarefas totalmente online com operacionalização remota;
•    Trabalhar em equipe, com colaboração total entre os times da empresa de forma nativa;
•    Privacidade, integridade e segurança dos dados em ambiente Cloud.

A interface do Office 365 é simples e intuitiva, proporcionando uma curva de aprendizagem baixa. Sem falar que ele conta com um conjunto de softwares profissionais no plano empresarial, o que facilita a contratação e pode mudar completamente a forma de trabalho dentro da sua empresa, otimizando a troca de informações pelas equipes.

Produtividade do Office 365 no mundo corporativo

Como ele ajuda a aumentar a produtividade de uma empresa? Primeiro, porque o Office 365 conta com um leque bastante completo de aplicativos e funcionalidades ajudando o empresário a melhorar a organização interna e otimizando a comunicação entre colaboradores, clientes e parceiros.

Vamos imaginar duas situações em que o uso do Office 365 pode fazer a diferença: Por exemplo, um colaborador entra de férias, porém alguém na empresa precisa de um determinado arquivo que está no PC do funcionário que inclusive já saiu em viagem para o exterior; outro exemplo comum é o caso em que seu gerente está em reunião e precisa de um arquivo de um pendrive, mas o mesmo está corrompido e não há como acessá-lo e, para completar, a secretária saiu para o almoço.

Com o Office 365 todo o trabalho é salvo na nuvem e pode ser compartilhado nativamente, permitindo que seus arquivos fiquem sempre acessíveis, de qualquer computador e em qualquer lugar, por quem tiver as permissões de acesso para isto.

Utilitários no Plano Empresarial 

Com a possibilidade de implementar funções empresariais, o Office 365 inclui serviços como o e-mail do Exchange Online, o armazenamento online com o OneDrive for Business, a facilidade de um repositório por times ou assuntos do Sharepoint, e também as opções poderosas de comunicação do Skype for Business. Confira abaixo os principais utilitários do ecossistema Office 365, que vão além dos nossos conhecidos Word, Excel e PowerPoint:

•  Sharepoint: um dos utilitários mais completos de compartilhamento móvel inteligente na qual sua equipe pode compartilhar e armazenar informações de qualquer dispositivo, otimizando processos de inovação e cumprimento de tarefas. Pode também unificar portais (como internet, intranet e extranet), Aplicações Business Intelligence e também auxiliar no gerenciamento de documentos.

•  Exchange Online: é o serviço de e-mail do Office 365, conhecido por ser um serviço que pode ser acessado de várias formas, seja por um software local instalado em seu computador, ou através de um Navegador Web com praticamente a mesma experiência da versão desktop. Conta com recursos avançados de arquivamento, segurança e conformidade.

•  OneDrive for Business: onde os colaboradores podem hospedar e compartilhar arquivos e tarefas de maneira fácil e segura, além de sincronizar arquivos na nuvem e acessá-los via qualquer navegador ou dispositivos móveis. Pode também compartilhar arquivos com o ambiente externo à empresa, contanto com recursos de segurança avançados.

•  Skype for Business: comunicador instantâneo poderoso que permite realizar conferências online, reuniões, sessões de treinamento, etc. Com ele também é possível compartilhar a tela de seu computador e gerar uma interação através de mensagens instantâneas entre colaboradores. Vantagem clara na redução dos custos de ligações locais ou interurbanas e mesmo com deslocamento.

•  Planner: é a ferramenta para gerenciamento de tarefas e projetos, possibilita adicionar participantes e atribuir atividades a eles. Facilita o controle de prazos por meio da inteiração dos integrantes.

•  Sway:  é o aplicativo da família Office que permite a criação de apresentações web de maneira rápida e prática, preparado para se adaptar a dispositivos variados, especialmente smartphones e tablets.

•  Yammer:  realiza o papel de uma rede social para o ambiente corporativo, facilitando os processos em equipe. Com ele você pode criar grupos de trabalho para compartilhamento de conhecimento e tarefas, adicionando colaboradores externos, clientes e influenciadores para troca de mensagens, insights e brainstorming. Mantendo uma interação mais dinâmica entre os membros do time.

Todos os serviços têm um alto nível de integração entre si e por conta disto, entre os usuários, otimizando a produtividade e agilidade na comunicação e removendo barreiras para um verdadeiro trabalho em equipe.

E para a sua empresa? Já avaliou o quanto a aquisição e uso do Office 365 pode aumentar e muito a produtividade de seus colaboradores?

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