Escritório contábil e tecnologia da informação: como otimizar os recursos

Tecnologia da informação para escritório contábil: conheça os diferenciais

Escritórios de contabilidade podem sofrer com o excesso de burocracia envolvido em seus processos. Em um momento em que a tecnologia tem feito a diferença nos mais diversos tipos de empreendimentos, essa limitação em um escritório específico pode representar um problema na busca por mercado. É nesse sentido que a tecnologia da informação na contabilidade precisa ser compreendida: como uma ferramenta para simplificar as ações da equipe e assim tornar os serviços mais sofisticados.

Saiba como isso pode ser feito na prática conhecendo as vantagens de inserir tecnologia da informação na contabilidade.

Automação dos processos de rotina

Na busca por produtividade, a automação de processos é sempre uma aliada. Com ela, é possível contar com sistemas contábeis capazes de agilizar as movimentações fiscais, fazer com que o tempo necessário para conferência de informações seja reduzido e a emissão de relatórios aconteça instantaneamente.

Além disso, a automação apresenta benefícios como a facilidade de comunicação com os clientes. Com uma plataforma digital, as informações podem ser compartilhadas online e chegar a seu destino em questão de segundos. Softwares de gestão, por exemplo, podem viabilizar o envio de documentos como planilhas, notas, entre outros, eliminando a necessidade de deslocamentos e reduzindo a burocracia.

Segurança no armazenamento e controle de dados

Adotando o uso de softwares contábeis, o escritório simplifica o arquivamento de documentos fiscais, mas a vantagem não se resume a isso. Do ponto de vista da segurança, os sistemas apresentam uma série de benefícios. Como eles permitem o arquivamento em nuvem, o acesso passa a ser melhor controlado e mesmo o compartilhamento de arquivos fica restrito a pessoas devidamente autorizadas. Dessa forma, tanto as informações do escritório quanto de seus clientes ficam protegidas e sob sigilo.

O armazenamento virtual de documentos permite também o ganho de espaço nos empreendimentos, uma vez que, digitalizados, eles podem ter o mesmo valor e serem distribuídos de maneira muito mais rápida. Isso permite ao escritório um ganho significativo de espaço e até a possibilidade de se reestruturar.

Atendimento mais qualificado com a tecnologia da informação

Quando o escritório conta com um sistema simplificador, os colaboradores passam a ficar a um clique das informações. Consequentemente, a relação com os clientes tende a ser aperfeiçoada já que eles poderão ter suas dúvidas solucionadas e interesses atendidos de maneira imediata.

Pense na diferença em termos de qualidade de atendimento entre um escritório que troca informações rapidamente, usando recursos como chats e smartphones e outro que precisa de toda uma burocracia para disponibilizar relatórios de notas fiscais e outros dados. Não fica difícil entender qual deles terá mais clientes em longo prazo, não é?

Em tempos modernos, investir em tecnologia da informação já é mais do que um diferencial: é uma obrigação que empresas dos mais variados setores precisam assumir na busca por espaço no mercado.

Economia e resultados mais satisfatórios

Existe a possibilidade de o escritório contábil terceirizar a tecnologia da informação, recorrendo aos serviços de empresas especializadas. Quando isso acontece, é natural que o projeto comece com uma análise ampla da empresa contratada em relação às maiores necessidades do escritório, pois assim torna-se possível encontrar soluções que atendam à sua demanda específica.

Isso faz com que a abordagem seja mais direcionada, com a atuação de especialistas que permitem aos contadores se dedicarem única e exclusivamente às suas atividades principais, gerando maior produtividade e, em função disso, melhores resultados.

Enfim, existem bons motivos para você investir em tecnologia da informação no seu escritório de contabilidade. Para fazer isso da maneira mais adequada e conseguir transformar sua realidade, conte com a Zamak para tornar o seu escritório realmente avançado em termos de tecnologia e cada vez mais apto a reduzir os cursos operacionais.