Como o armazenamento em nuvem pode ajudar seu escritório contábil?

É imprescindível no mundo atual entender sobre armazenamento em nuvem, ela está inserida na nossa realidade em diversos momentos, inclusive nos e-mails. Por isso, os escritórios de contabilidade também precisam estar atualizados quanto a essa tecnologia.

O armazenamento em nuvem ou cloud computing proporciona facilidade, praticidade e redução de custos, já que os dados e informações ficam salvos online, sem a necessidade de um servidor físico e através do servidor virtual (nuvem), é possível acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer hora.

Separamos os 4 principais motivos para usar o armazenamento em nuvem no seu escritório de contabilidade:

1- Aumento de produtividade

Com o avanço tecnológico, o contador assumiu responsabilidades e automatizou outras. O armazenamento em nuvem agiliza o acesso às informações de clientes, fazendo com que sobre mais tempo para outras tarefas, como elaboração e análise de relatórios, e agiliza o processo de prospecção de novos clientes.

Existe também a possibilidade de integrar vários sistemas em apenas um lugar, reduzindo a execução de tarefas repetitivas. Por exemplo, o contador não precisa recadastrar notas emitidas por uma empresa, o sistema integrado à nuvem por lançar automaticamente as notas que já foram recebidas.

2- Menor custo de manutenção

Escritórios de contabilidade costumavam manter arquivos físicos de diversos clientes, por muitos anos. Conforme o tempo passa esses documentos ficar acumulados em caixas e em armários, demandando limpeza e organização frequentes, além de um espaço cada vez maior.

Hoje, as notas fiscais eletrônicas e documentos que são direcionados à Receita Federal são armazenados em virtualmente, mas mesmo desse modo, há um “peso” que muitas vezes o computador comum não consegue carregar, por isso a nuvem é a solução mais indicada.

3- É uma tendência

É uma tendência mundial que pessoas e empresas reduzam a quantidade de emissão de lixo no meio ambiente. Portanto, arquivos impressos estão em desuso e cada vez menos necessários. Ainda não é possível eliminar os papéis completamente, mas a tendência é que nos próximos anos exista uma queda de 90% em seu uso. A melhor alternativa para o papel é a digitalização dos arquivos e o armazenamento desses conteúdos na nuvem, proporcionando redução de custos, de tempo e maior sustentabilidade.

4- Diferencial competitivo

O armazenamento em nuvem já é uma realidade. Então, não é pertinente dizer que ele é apenas um diferencial competitivo, pois já se tornou uma regra usar essa tecnologia em todas as empresas.

Saem na frente, portanto, aqueles que o utilizam de forma eficiente e proporcionam algum valor agregado em seus serviços para os clientes. Aqueles que ainda não se adaptaram a essa realidade, nesse momento, “correm atrás” daqueles que já utilizam esses serviços há um bom tempo.

Fonte: Jornal Contábil