Como ter mais segurança de dados no escritório de contabilidade

Entenda a importância de uma estratégia de segurança de dados em escritórios de contabilidade, e veja algumas dicas para iniciar a sua!

A segurança de dados é um tema que está ganhando cada vez mais relevância para o ambiente de negócios. Ela deve ser vista como uma estratégia empresarial que tem relação direta com a competitividade da organização, e que precisa ser administrada para evitar problemas com destruição, modificação ou divulgação intencional ou acidental de informações.

A implementação de  processos e ferramentas para tratar da segurança de dados pode ser realizada através de uma variedade de técnicas, incluindo controles administrativos, melhoria na seguridade física, controles lógicos, padrões organizacionais e outras práticas de proteção que limitam o acesso de usuários conforme seu perfil e evitam acessos não autorizados. Além disso estes processo costumam tratar a possibilidade de que os dados sejam comprometidos, com políticas de backup e restauração de informações.

Escritórios de contabilidade, em constante processo de modernização, têm voltado suas atenções para este tema. E é sobre isso que vamos ajudá-lo a refletir neste artigo.

A importância da segurança de dados em escritórios de contabilidade

Todas as empresas atualmente lidam com dados sigilosos em algum grau. Dos gigantes bancários que lidam com volumes maciços de informações pessoais e financeiras aos microempreendimentos que armazenam os detalhes de contato de seus clientes em um telefone celular, os dados estão em jogo.

Recentemente, o Brasil aprovou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que, em poucas palavras, é uma legislação para regulamentar e fiscalizar o uso de informações pessoais pelas empresas. Uma série de regras precisam ser seguidas por todos os empreendimentos que lidam com dados de seus clientes. Eis um grande motivo para os contadores se preocuparem com a segurança de dados de seus clientes.

O principal objetivo da segurança de dados é proteger as informações (texto, imagem, áudio e vídeo) que uma organização coleta, armazena, cria, recebe ou transmite. A adequação de como isto é feito e a conformidade com a legislação também são aspectos muito importantes.

E, no final do dia, não importa qual dispositivo, tecnologia ou processo é usado para gerenciar, armazenar ou coletar dados – o primordial é que eles devem ser protegidos. Violações de dados podem resultar em casos de litígio e multas enormes, sem mencionar os danos à reputação da marca que permitiu que isto acontecesse.

E esta preocupação se torna ainda mais relevante quando olhamos para o volume de violações de dados da atualidade. Segundo um estudo global realizado pela global da Online Trust Alliance (OTA), ataques cibernéticos geraram prejuízos de mais de 45 bilhões de dólares em 2018.

Como proteger os dados do seu escritório de contabilidade

Visualizado o panorama do desafio, chegou a hora de apresentarmos algumas dicas primorosas para você proteger os dados do seu escritório de contabilidade. Confira, a seguir!

Trabalhe somente com aplicações licenciadas

A facilidade com que os softwares são desenvolvidos e implementados hoje, e a redução de preços dos últimos anos, já não permitem margem para o uso de ferramentas não licenciadas. Ou seja, já não há mais desculpas para instalar um sistema ‘informal’ e utilizá-lo sem contrato, sem suporte e respeito aos direitos legais do fabricante.

Outro grande argumento nesse sentido é que softwares licenciados têm garantia de manutenção e recebem atualizações periodicamente para resolver vulnerabilidades. Com isso, as chances de tornar os dados que circulam no sistema factíveis de fraudes diminuem drasticamente.

Aproveite as facilidades e a segurança da nuvem

A computação em nuvem democratizou o acesso a infraestruturas de TI. O que muitos escritórios de contabilidade não sabem é que ela oferece camadas adicionais de proteção de dados. E isso se dá porque o provedor do software como serviço (software as a service) tem tecnologia e pessoal qualificado para monitorar os dados e fazer as modificações necessárias para lidar com a evolução das ameaças.

Ao montar uma infraestrutura na nuvem, ou simplesmente usar sistemas como serviço, além de reduzir custos com TI, o escritório também tem a certeza de que os dados do negócio, e de seus clientes, estarão mais protegidos e monitorados o tempo todo.

Monte uma estratégia de gestão proativa

Só o fato de mudar o mindset no que se refere aos dados já é um grande passo. O ideal é tirar o foco da resolução de problemas e levá-lo para o conhecimento dos riscos.

Apenas para exemplificar: uma boa estratégia de segurança de dados deve contemplar o controle de acesso aos documentos e outros arquivos que contenham informações sensíveis. E isso deve ser realizado por meio da integração de sistemas e métodos de autenticação das pessoas autorizadas a utilizar os sistemas, visualizar e modificar informações.

Assim, conhecendo onde estão os pontos fracos, é possível fazer uma gestão proativa; prevenir e proteger os dados. E isso, é importante salientar, é muito mais barato do que correr atrás do prejuízo depois que uma fraude acontece.

Busque ajuda especializada

Nós sabemos, o core business de um escritório de contabilidade não é projetos de tecnologia. Contar com um fornecedor especializado em estruturação e gestão de estratégias de segurança de dados, é uma ótima escolha.

Isso pode ser feito para projetos específicos ou em forma de outsourcing, ou seja, terceirização de determinadas rotinas ou até mesmo de toda a operação de segurança de TI.

Uma empresa especializada em proteção de dados, poderá montar um plano de gestão proativa; também poderá inserir ferramentas e rotinas de backup, monitoramento e outras, que vão elevar o poder tecnológico e dar a tranquilidade para que o seu time foque apenas na prestação do melhor serviço aos clientes.

→ Leia também: Entrevista Zamak: Saiba como proteger seus dados e evitar riscos!

Como está a segurança de dados em seu escritório de contabilidade? Gostou das dicas que trouxemos neste texto? Faça contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a estruturar uma estratégia para garantir total segurança!